iCloudのデータを閲覧できるのに時間がかかりすぎる、ダウンロード始まると他のファイルを開けない

iCloudに仕事で使う動画や写真、エクセルデータなどを入れています。動画を見ようとすると、ダウンロードを保持にしておかないとダウンロードが始まって視聴できるようになるまで数分かかります。その間、ネット検索も遅くなり、他のアップしている書類なども開けず、困っています。

私の保存方法が不適切なのでしょうか？

ちなみに、iCloudは残り７００GB、Macbookは残り１８GBです。ダウンロード保持のデータが増えてから、MacBookのストレージ残量が急激になくなり、ストレージ不足というウインドウが出るようになりました。

このような場合、

iCloudの容量を増やしても意味はないでしょうか？

ノートパソコンの容量を増やすのは買い替えになるので現実的ではないと考えており、ダウンロードを保持するにしたデータを減らすか、すぐに見たい動画や写真データは外付けSSDなどに保存するしかないのっでしょうか？

外付けSSDは常に持ち歩きや、PCに接続しないといけないという行為が、煩わしいと感じていて、スマートに仕事するにはどうしたらいいのか、教えてもらえませんか。

パソコン系に詳しくないので、文章が未熟ですみません。

アドバイスをお願い致します。