別のApple IDを使用してそのままMacBookを使用したい

AppleIDを複数持っているのでしょうか？

AppleIDを変える（一旦サインアウトして、別のIDでサインインする）と別人の扱いになるので、クラウドに上げているデータは見れなくなります。

消えることはないですが、前のIDのデータにアクセスできなくなります。

アプリは消えません。

ただ、App Storeで購入したものを今後も使い続けるなら、旧Apple IDが必要です。

Officeに関して、サブスクを直接Microsoftと契約しているのなら、問題ないでしょう。

データが消えることはないですが、アプリをどの経路で入手したかによって結構面倒なことになりますけど…

AppleIDは複数持たず、正規の方法で変更すればクラウドのデータもアプリの購入履歴も引き継げるんですが、新しく別のIDを作っちゃうと面倒なことになりますよ。

特別な理由がなければ以前のIDのメールアドレスを変更した方が良いのでは？